5 funkcií, ktoré vám uľahčia tvorbu faktúr

Snáď každý si už pri nejakej činnosti pomyslel, či by nešla urobiť jednoduchšie. Možno si podobnú vetu hovoríte aj pri príprave faktúr. V tom prípade pre vás máme dobrú správu – práve fakturáciu si zjednodušiť môžete. A to celkom ľahko.

Stačí využiť online program na tvorbu faktúr. Ponúka totiž množstvo funkcií, vďaka ktorým je príprava dokladov záležitosťou 30 sekúnd. Pozrite sa s nami na 5 najzaujímavejších.

1. Automatické vypĺňanie údajov

Ak vystavujete faktúry vo Worde alebo podobnom programe, určite viete, že jednou z najotravnejších vecí je ustavičné kontrolovanie všetkých údajov. A ešte horšia je chyba v IČO alebo vo fakturačných údajoch klienta.

Keď si však vezmete na pomoc fakturačnú službu, môžete na podobné problémy zabudnúť. Program za vás potrebné údaje doplní automaticky. A pretože údaje získava priamo z registra firiem, nemusíte ich kontrolovať.

Stačí len zadať IČO klienta a fakturačná služba doplní sídlo firmy alebo jej DIČ. Takisto jednoducho pridá aj informácie o vás.

2. Pridanie produktov z cenníka

Uľahčiť si môžete aj zadávanie jednotlivých produktov alebo služieb. Stačí si vo fakturačnej službe pripraviť cenník.

Pri tvorbe faktúry z neho jednoducho vyberiete požadovanú položku a zadáte počet. Program potom vypočíta celkovú cenu.

Faktúru tak pripravíte niekoľkými kliknutiami myšou – a bez ručného vypisovania údajov.

3. Automatické poďakovanie aj upomienky

Automatizácia nekončí len vypĺňaním údajov. Využijete ju aj po tom, čo faktúru vytvoríte a pošlete klientovi.

Program totiž dokáže reagovať na to, či ste už dostali zaplatené alebo vám, naopak, peniaze neprišli, aj keď je faktúra po splatnosti. V prvom prípade klientovi automaticky pošle poďakovanie za úhradu. A v druhom zase upomienku.

Sami pritom nastavíte pravidlá, kedy sa má upomienka poslať. Môžete tak dať klientovi napríklad týždeň navyše.

Aby to bolo čo najjednoduchšie, spárujte fakturáciu s internetovým bankovníctvom. Len čo vám príde platba, program ju priradí k príslušnej faktúre. A rovno pošle klientovi poďakovanie.

4. Doklady, ktoré sa vám prispôsobia

Faktúra vo firemných farbách s vaším logom aj podpisom. Aj tak vyzerajú doklady vystavené v špecializovaných programoch.

Sami si pomocou šablón vyberiete rozloženie jednotlivých prvkov a pridáte logo či podpis. Takisto si zvolíte, v akých farbách majú doklady byť.

Navyše na ne pridáte aj QR kód. Online faktúry tak vyzerajú naozaj profesionálne, a ešte aj klientom uľahčia platbu. Vďaka tomu máte väčšiu šancu, že vám pošlú peniaze hneď.

5. Faktúry sa prispôsobia aj klientovi

Doklady sa dokážu prispôsobiť nielen vám, ale aj klientom, pri ktorých máte nastavené špecifické podmienky. Napríklad dlhšiu dobu splatnosti alebo zľavu.

Stačí klientovi tieto podmienky vo fakturačnej službe nastaviť. A len čo budete pripravovať ďalší doklad, program naň všetko automaticky prenesie. Nemusíte tak myslieť na to, akú splatnosť daný klient požaduje, alebo či ste mu sľúbili zľavu.

Fakturačný program na všetko dohliadne za vás.

Rýchlo, jednoducho a bez starostí

Online fakturácia sa skrátka oplatí každému, kto nechce pri faktúrach zbytočne tráviť množstvo času. A kto, naopak, chce, aby jeho doklady vyzerali dobre, uľahčili mu prácu a fungovali naozaj rýchlo.

Vyskúšajte online fakturačné služby aj vy. Získate pomocníka, na ktorého sa môžete spoľahnúť 24/7.

Zdroj obrázka: kerkezz / stock.adobe.com