Cestovný príkaz – ako funguje, vzor
Cestovný príkaz na Slovensku je doklad, ktorý vydáva zamestnávateľ svojim zamestnancom, aby im umožnil vycestovať na miesto určenia na služobné účely. V dokumente sú uvedené práva a povinnosti zamestnanca počas cesty, ako aj predpokladané náklady. Ako funguje cestovný príkaz na Slovensku?
Služobné cesty sú dôležitým aspektom hospodárskeho rastu Slovenska, pričom domáce aj medzinárodné spoločnosti chcú cestovať do krajiny a z krajiny na stretnutia a iné obchodné aktivity. Riadenie cestovných príkazov a výdavkov je preto dôležitou súčasťou podnikania na Slovensku.
Tento článok poskytuje prehľad cestovných príkazov a výdavkov na Slovensku. Začne definíciou cestovného príkazu a súvisiacich výdavkov a následne poskytne prehľad procesu vyplnenia cestovného príkazu.
Cestovný príkaz na Slovensku
Na Slovensku je zamestnávateľ povinný uhradiť zamestnancom všetky nevyhnutné výdavky spojené s pracovnou cestou. Patria sem náklady na dopravu, ako je letenka, prenájom auta, cestovné autobusom a taxíkom, ako aj ubytovanie a strava.
Všetky takéto výdavky musia byť rozpísané na jednotlivé položky a doložené účtenkami. Zamestnávateľ musí uhradiť aj všetky ďalšie náklady, ktoré vzniknú v dôsledku cesty, ako sú víza a očkovania.
Okrem preplatenia výdavkov zamestnancom musí zamestnávateľ poskytnúť aj cestovný príkaz. Ide o dokument, ktorý oprávňuje zamestnanca na určitý počet dní cesty, ako aj na ďalšie výhody, ako je bezplatné stravovanie, prístup k verejnej doprave a prístup k lekárskej starostlivosti v prípade núdze.
Cestovný príkaz musí byť podpísaný zamestnávateľom a zamestnancom a musí obsahovať dátumy cesty, cieľ a účel cesty. Mal by obsahovať aj zoznam schválených výdavkov, ako aj prípadné ďalšie výhody.
Cestovný príkaz je dôležitý dokument a akékoľvek nezrovnalosti medzi skutočne vynaloženými výdavkami a sumou uvedenou v príkaze môžu viesť k právnym krokom. Preto je dôležité, aby zamestnávatelia zabezpečili, že informácie uvedené v cestovnom príkaze sú presné a úplné.
Cestovný príkaz slúži tiež ako doklad o tom, kde sa zamestnanec v pracovnej dobe nachádzal, napr. kvôli riešeniu pracovných úrazov.
Ako funguje cestovný príkaz?
Cestovný príkaz je dokument, ktorý oprávňuje jednotlivca cestovať na služobné účely. Ak má platný cestovný príkaz, zvyčajne nemusí platiť cestovné výdavky z vlastného vrecka, pretože tieto výdavky zvyčajne hradí jeho zamestnávateľ alebo organizácia, ktorá príkaz vydala.
Je však dôležité poznamenať, že konkrétne podmienky cestovného príkazu sa môžu líšiť v závislosti od organizácie, ktorá ho vydala, a tiež od povahy cesty. Niektoré cestovné príkazy sa môžu vzťahovať len na určité výdavky, napríklad na letenku alebo ubytovanie v hoteli, zatiaľ čo iné môžu pokrývať všetky výdavky spojené s cestou.
Predtým, ako sa jednotlivec vydá na cestu, je dôležité pozorne si preštudovať podmienky cestovného príkazu a uistiť sa, že rozumie, aké výdavky sú kryté. Možno sa bude chcieť poradiť aj so svojím zamestnávateľom alebo organizáciou, ktorá cestovný príkaz vydala, aby si vyjasnil všetky otázky alebo obavy týkajúce sa jeho cestovných výdavkov.
Výdavky na pracovnú cestu
Ak podnik vyžaduje, aby jeho zamestnanci cestovali za prácou, spoločnosť je zvyčajne zodpovedná za úhradu väčšiny cestovných nákladov. Podniky zvyčajne hradia náklady spojené s dopravou, ubytovaním, stravovaním a inými vedľajšími výdavkami.
Podnik môže tiež poskytnúť príspevok na vedľajšie výdavky, ako je napríklad cestovné za taxík alebo stravovanie, ktoré podnik nehradí. Tento príspevok sa často označuje ako diéty a mal by pokrývať náklady na všetky služby, ktoré môže zamestnanec počas svojho pobytu potrebovať.
Ak sa jedná o zahraničnú pracovnú cestu, podniky by mali byť zodpovedné aj za vybavenie víz a iných dokumentov potrebných na vstup do krajiny. To by malo zahŕňať všetky poplatky alebo platby spojené s procesom podávania žiadostí.
S týmito výdavkami by mali počítať zamestnávateľ aj zamestnanec na pracovnej ceste:
- letenky
- ubytovanie v hoteli
- doprava (taxi, prenájom auta, verejná doprava)
- stravovanie
- poplatky za víza a cestovné poistenie
- poplatky za konferencie alebo podujatia
- obchodné potreby (počítače, tlačiarne, kancelárske potreby)
- výdavky na komunikáciu (internet, mobilný telefón)
- zábava (múzeá, miestne atrakcie)
- poplatky za výmenu meny
Celkovo možno povedať, že slovenský systém cestovných príkazov poskytuje podnikom spoľahlivý a efektívny spôsob riadenia ich cestovných výdavkov pri dodržiavaní zákonov a predpisov krajiny.
Cestovný príkaz online
Tlačivo cestovného príkazu je možné zakúpiť. v špecializovanom obchode s tlačivami alebo stiahnuť z dostupných zdrojov z internetu. Existuje množstvo druhov šablón cestovného príkazu online, ktoré sa mierne líšia, a niektoré firmy si tiež vytvárajú vlastnú podobu formulára pre cestovný príkaz.
Vyplnenie cestovného príkazu
Cestovný príkaz sa vypĺňa vždy, keď zamestnávateľ pošle zamestnanca na pracovní cestu – teda ešte pred jej uskutočnením. Zamestnanca nie je možné na služobnú cestu vyslať bez jeho súhlasu – ten dáva práve podpisom cestovného príkazu. V prípade, ak je vyslanie dohodnuté priamo v pracovnej zmluve alebo to priamo z dohodnutého druhu práce vyplýva, súhlas zamestnanca sa nevyžaduje.
Zamestnanec pred cestou vyplní celú prvú časť cestovného príkazu, predovšetkým:
- svoje osobné údaje
- začiatok cesty (vrátane hodiny)
- miesto (cieľ) pracovnej cesty, prestupy
- miesto a čas skončenia pracovnej cesty
- účel cesty
- dopravné prostriedky určené na pracovnú cestu
- súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu
- poskytnuté zálohy na pracovnú cestu – výška zálohy a dátum poskytnutia zálohy
Často bývajú procesy na vyslanie, doloženie dokladov a zúčtovanie pracovnej cesty upravené v internom predpise. Vyplnený príkaz na pracovnú cestu schváli priamy nadriadený svojím podpisom.
Keď sa zamestnanec z pracovnej cesty vráti, vyplní druhú časť príkazu o priebehu pracovnej cesty. Tu do jednotlivých položiek vypíše presuny z miesta na miesto (čas odchodu a čas príchodu). Pokiaľ zamestnanec uskutočnil viac presunov, každý presun zaznačí samostatne.
Cestovný príkaz – vzor
| Zamestnávateľ CESTOVNÝ PRÍKAZ 1. Priezvisko, meno, titul ………………………………………………………………………………………………………………………… 2. Bydlisko ………………………………………………………………………………………………………………………… | Osobné číslo …………………………………………………………… Útvar ………………………………………………………….. Telefón, klapka ………………………………………………………….. | |||||||||||
| Normálny pracovný čas …………………………………. od ……………………………. do ……………………………. | ||||||||||||
| Začiatok cesty (miesto, dátum, hod.) | Miesto rokovania | Účel cesty | Koniec cesty (miesto, dátum) | |||||||||
| 3. Spolucestujúci ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. Určený dopravný prostriedok (pri vlastnom vozidle druh, priemerná spotreba PH podľa tech. preukazu) ……………………………………………………………………. 5. Predpokladaná čiastka výdavkov EUR ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 6. Povolený preddavok EUR ……………………………………………. vyplatený dňa ……………………………… pokl. doklad číslo ………………………………………………….. ……………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Podpis pokladníka Dátum a podpis zodpovedného pracovníka | ||||||||||||
| Vyúčtovanie pracovnej cesty 7. Správa o výsledku pracovnej cesty bola podaná dňa ………………………………… …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………. Dátum a podpis zodpovedného pracovníka So spôsobom vykonania súhlasí | ||||||||||||
| 8. Výdavkový – príjmový pokladničný doklad č. ………………………………………………. Účtovaná náhrada bola prevedená a upravená na EUR …………………………………… Vyplatený preddavok ……………………… EUR …………………………………… Doplatok – Preplatok ……………………… EUR …………………………………… Slovom ………………………………………………………………………………………………………. | Účtovací predpis | |||||||||||
| Má dať | Dal | Čiastka | Stredisko | Zákazka | ||||||||
| ………………………………………….. Dátum a podpis pracovníka,ktorý upravil vyúčtovanie | …………………………………………… Dátum a podpis príjemcu(preukaz totožnosti) | ………………………………………….. Dátum a podpis pokladníka | …………………………………………….. Schválil (dátum a podpis) | |||||||||
| 9. Poznámky: | ||||||||||||
| VYÚČTOVANIE PRACOVNEJ CESTY | ||||||||||||
| Dátum | ODCHOD – PRÍCHOD 1) | Použitý dopravný. prostriedok 2) | Vzdialenosť v km 3) | Začiatok a koniec pracovného výkonu (hodina) | Náhrady pri pracovnej ceste | Spolu | Upravené | |||||
| Cestovné a miestna preprava | Stravné | Nocľažné | Nutné vedľajšie výdavky | |||||||||
| o hod. | EUR | EUR | EUR | EUR | EUR | EUR | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | ||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Odchod | ||||||||||||
| Príchod | ||||||||||||
| Stravovanie bolo poskytnuté bezplatne: áno – nie Ubytovanie bolo poskytnuté bezplatne: áno – nie Voľný – zľavnený cestovný lístok: áno – nie | SPOLU | |||||||||||
| PREDDAVOK | ||||||||||||
| DOPLATOK – PREPLATOK | ||||||||||||
| Poznámky: 1) Čas odchodu a príchodu vyplňte podľa cestovného poriadku. Vyhlasujem, že som všetky údaje uviedol úplne a správne. 2) Použitý dopravný prostriedok uvádzajte v skratke: O – osobný vlak AUS – auto služobné R – rýchlik AUV – auto vlastné A – autobus MOV – motocykel vlastný L – lietadlo P – pešo 3) Počet km uvádzajte len pri použití iného ako verejného hromadného dopravného prostriedku. ………………………………………………………………. Dátum a podpis účtovateľa | ||||||||||||
| Pozn.: Stravné, nocľažné a ďalšie cestovné náhrady sa účtujú podľa platných smerníc. | ||||||||||||
Výpočet cestovného príkazu
Vyúčtovanie pracovnej cesty vyplní zamestnanec spoločne s účtovníkom. Pre správne zúčtovanie cesty je potrebné vyplniť správne dátumy a časy príchodov a odchodov, nakoľko podľa toho sa počíta stravné za jednotlivé dni.
K vyplnenému príkazu zamestnanec preloží tiež všetky doklady za výdavky spojené s pracovnou cestou – napríklad ubytovanie, poplatky za vjazd či parkovanie, zaplatenie školení a podobne.
Pokiaľ použil zamestnanec verejnú dopravu, priloží cestovné lístky. Pokiaľ mal schválené použitie vlastného vozidla, vypočíta spotrebované palivo podľa technického príkazu a dokladu o nákupe pohonných hmôt. Ak zamestnanec nepredloží uvedené doklady, nemá nárok na náhradu.
Na záver možno konštatovať, že cestovné príkazy sú dôležitým dokumentom pri služobných cestách na Slovensku. Zabezpečujú, že zamestnávatelia sú zodpovední za preplatenie všetkých nevyhnutných výdavkov zamestnancom, ako aj za poskytnutie ďalších výhod. Preto je dôležité, aby zamestnávatelia zabezpečili, že všetky informácie uvedené v cestovnom príkaze sú presné a úplné.
Publikováno: 18. 11. 2023
Od roku 2008 sa snažíme priblížiť ľuďom obsah týkajúci sa financií a ekonomiky. Články píšeme jednoducho formou, aby napomohli čitateľom orientovať sa v pojmoch finančného a ekonomického slovníka. Veríme, že obsah, ktorý ponúka portál iFinancie.sk, pomôže čitateľom pohybovať sa vo sfére financií a ekonomiky.
