Zahraničná pracovná cesta – cestovný príkaz, diéty a výpočet náhrad

Pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu sa správne vypĺňanie cestovného príkazu a výpočet cestovných náhrad stávajú kľúčovými administratívnymi krokmi. Presné vypočítanie náhrad za použitie súkromného vozidla alebo diét je nevyhnutné pre dodržanie legislatívnych požiadaviek a správne vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty. Ako zabezpečiť, aby tento proces prebehol bez chýb?

---

Obsah článku

---

Aké nástroje a kalkulačky môžu zefektívniť výpočet cestovných náhrad a vyúčtovanie diét? V tomto článku sa pozrieme na možnosti, ktoré ponúka cestovný príkaz online, a ako efektívne zvládnuť výpočet náhrad pri pracovných cestách do zahraničia.

Zahraničná pracovná cesta vs. vyslanie zamestnanca v rámci koncernu

Od 18. júna 2016 nadobudol účinnosť zákon č. 351/2015 Z. z. o cezhraničnej spolupráci pri vysielaní zamestnancov na výkon prác pri poskytovaní služieb. Tento právny predpis priniesol zásadné zmeny v Zákonníku práce a harmonizoval slovenskú legislatívu so smernicou 96/71/ES Európskeho parlamentu a Rady o vysielaní pracovníkov.

Novinkou je zavedenie tzv. koncernového vyslania, ktoré predstavuje vyslanie zamestnanca do zahraničia medzi ovládanými a ovládajúcimi subjektmi v rámci jednej skupiny spoločností. V rámci tohto vyslania si zamestnanec ponecháva svoj pracovnoprávny vzťah s pôvodným zamestnávateľom.

Je dôležité rozlišovať medzi koncernovým vyslaním a zahraničnou pracovnou cestou, pretože tieto dva pojmy majú v pracovnom práve odlišné právne dôsledky.

---

Zahraničná pracovná cesta sa týka výkonu práce v mene zamestnávateľa, pričom zamestnanec neponúka svoje služby tretej strane. Tento rozdiel je podstatný, pretože vyslanie zamestnanca do zahraničia nevyžaduje jeho súhlas, na rozdiel od vyslania v rámci poskytovania služieb, kde je dohoda nevyhnutná.

---

Ďalším rozdielom sú pracovné podmienky. Pri pracovnej ceste si zamestnanec ponecháva podmienky stanovené domácim zamestnávateľom, zatiaľ čo pri vyslaní v rámci poskytovania služieb musí zamestnávateľ zabezpečiť pracovné podmienky podľa práva hostiteľskej krajiny alebo výhodnejšie podmienky pre zamestnanca.

Legislatíva taktiež upravuje otázku sociálneho zabezpečenia, najmä pokiaľ ide o formulár PD A1, ktorý zamestnávateľ musí zabezpečiť pred vyslaním zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu. Tento formulár je potrebný na účely koordinácie systémov sociálneho zabezpečenia v rámci EÚ a súvisí s pravidlami, ktoré stanovuje Nariadenie (ES) č. 883/2004 o koordinácii systémov sociálneho zabezpečenia.

Kalkulačka cestovných náhrad a diéty

Využitie kalkulačky cestovných náhrad výrazne uľahčuje výpočet stravného pri zahraničných pracovných cestách. Táto kalkulačka sa riadi zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, ktorý stanovuje presné sadzby stravného pre jednotlivé krajiny. Výpočet diéty nie je náhodný, závisí od viacerých faktorov, ako je dĺžka pobytu mimo územia Slovenska a počet štátov, cez ktoré zamestnanec prechádza.

Princíp výpočtu diéty pomocou kalkulačky cestovných náhrad

Kalkulačka cestovných náhrad berie do úvahy množstvo detailov. Pri zahraničnej pracovnej ceste sa výška stravného odvíja od miesta výkonu práce, pričom je dôležité zistiť, koľko hodín zamestnanec strávil mimo Slovenska. Ak zamestnanec prechádza cez viacero krajín počas jedného dňa, použije sa sadzba pre štát, v ktorom strávil najviac času. Ak sú časy strávené v rôznych krajinách rovnaké, použije sa výhodnejšia sadzba pre zamestnanca.

Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad navyše určuje percentuálnu výšku stravného podľa dĺžky zahraničnej cesty:

• Ak pracovná cesta trvá menej ako 6 hodín, zamestnanec má nárok na 25 % základnej sadzby.
• Pri ceste do 12 hodín dostane zamestnanec 50 % stravného.
• Pri ceste nad 12 hodín má zamestnanec nárok na plnú sadzbu, teda 100 %.

Zamestnanec má nárok na diéty za každý kalendárny deň pracovnej cesty, vrátane dní, keď nevykonáva žiadnu prácu, napríklad počas víkendu

Krátenie diéty pri poskytovaní jedál

V prípade, že zamestnancovi sú počas pracovnej cesty poskytnuté jedlá, kalkulačka na výpočet cestovných náhrad automaticky zohľadní tieto podmienky. Stravné sa v takomto prípade kráti nasledovne:

• Raňajky o 25 %
• Obed o 40 %
• Večera o 35 %

Ak sú poskytnuté viaceré jedlá, sadzba sa kráti kumulovane. Napríklad, ak sú poskytnuté raňajky a večera, sadzba sa kráti o 60 %.

Zaokrúhľovanie výpočtov

Pri výpočtoch sa kalkulačka cestovných náhrad postará aj o presné zaokrúhľovanie. Diéty sa zaokrúhľujú až na konci výpočtu, nie pri jednotlivých dňoch alebo položkách. Tým sa zaisťuje presnosť konečného výsledku.

Stravné a časové pásma na pracovnej ceste

Zamestnancom na pracovnej ceste prináleží stravné podľa pravidiel ustanovených zákonom. Suma stravného sa vypočítava v závislosti od času trvania pracovnej cesty, ktorý je rozdelený do troch časových pásiem:

• 5 až 12 hodín
• nad 12 hodín až 18 hodín
• nad 18 hodín

Ak zamestnávateľ vyšle zamestnanca na pracovnú cestu kratšiu ako 5 hodín, pričom mu neumožní sa stravovať obvyklým spôsobom, môže zamestnancovi poskytnúť stravné až do výšky zodpovedajúcej časovému pásmu 5 až 12 hodín. Alternatívne môže zabezpečiť bezplatné stravovanie.

Časové pásma pri častých pracovných cestách

V prípade, že povaha práce zamestnanca vyžaduje častú zmenu pracoviska, a teda viacero kratších pracovných ciest počas dňa, platia špecifické pravidlá. Ak napríklad súčet trvania pracovných ciest v rámci jedného dňa presiahne 5 hodín, zamestnancovi náleží stravné podľa príslušného časového pásma. Rovnako, ak pracovná cesta prechádza cez dva kalendárne dni a celkový čas trvania presahuje 5 hodín, zamestnancovi prináleží stravné podľa pásma 5 až 12 hodín.

Možnosť dohody o stravnom

V pracovnej zmluve alebo dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru môže zamestnávateľ so zamestnancom, ktorý často mení pracovisko, dohodnúť nižšiu sumu stravného ako ustanovuje zákon, a to maximálne o 5 %.

Bezplatné stravovanie a krátenie stravného

Ak má zamestnanec na pracovnej ceste zabezpečené bezplatné stravovanie, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Ak má zabezpečené len čiastočné stravovanie (napríklad raňajky, obed alebo večeru), stravné sa kráti podľa stanovených percent:

• 25 % za bezplatné raňajky
• 40 % za bezplatný obed
• 35 % za bezplatnú večeru

Toto krátenie sa vzťahuje na stravné určené pre najvyššie časové pásmo, teda nad 18 hodín. Ak zamestnanec nemohol využiť zabezpečené jedlo z dôvodov, ktoré nezavinil, zamestnávateľ krátenie stravného neuplatní.

Tieto pravidlá platia pre všetkých zamestnancov, avšak s osobitným prístupom pre tých, ktorí častejšie menia pracovisko.

Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty – pravidlá poskytovania stravného

Pri vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty sa poskytuje stravné na základe času, ktorý zamestnanec strávi v jednotlivých krajinách počas kalendárneho dňa. Ak zamestnanec prejde viacerými krajinami v priebehu jedného dňa, suma stravného v eurách alebo cudzej mene sa určí nasledovne:

• Stravné sa poskytne v mene a výške, ktoré sú stanovené pre krajinu, kde zamestnanec strávi najviac hodín v rámci dňa.
• Ak zamestnanec strávi rovnaký počet hodín v rôznych krajinách, zamestnávateľ poskytne stravné v mene a výške, ktoré sú pre zamestnanca výhodnejšie.

Zásada, ktorú musí zamestnávateľ dodržať pri vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty, je, že stravné sa poskytuje len v jednej mene a v súlade s príslušným časovým pásmom, bez ohľadu na počet navštívených krajín. Tento princíp sa uplatňuje podľa § 13 ods. 5 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.

Prechod medzi krajinami a jeho vplyv na vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty

Pri cestnej alebo železničnej doprave sa za rozhodujúci čas pre prechod hraníc medzi krajinami považuje skutočný čas prechodu. Tento čas musí zamestnanec uviesť vo vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty, pretože ovplyvňuje výpočet stravného. V prípade leteckej dopravy sa rozhodujúcim časom pre prechod medzi krajinami považuje čas odletu lietadla z jednej krajiny do druhej podľa letového poriadku.

Osobitné podmienky poskytovania stravného pri zahraničných pracovných cestách

Zamestnávateľ môže so zamestnancom, ktorý často mení pracovisko kvôli povahe svojej práce, dohodnúť osobitné podmienky poskytovania stravného počas zahraničnej pracovnej cesty.

Tieto podmienky môžu zahŕňať podrobnejšie členenie časových pásiem alebo stanovenie stravného na základe nových kritérií, ako je napríklad trvanie viacerých ciest počas dňa či určenie vzdialenostných okruhov. Zároveň môžu byť dohodnuté nižšie sumy stravného, avšak maximálne o 5 % nižšie oproti zákonom stanovenej sume.

Dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom o týchto podmienkach musí byť jasne definovaná v pracovnej zmluve alebo dohode o vykonávaní práce. Tieto úpravy sú nevyhnutnou súčasťou efektívneho vyúčtovania zahraničných pracovných ciest a umožňujú flexibilné riešenie pri náročnejších pracovných podmienkach.

Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla

Ak človek potrebuje vo svojom podnikaní využiť súkromné vozidlo, kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla mu pomôže určiť presnú výšku náhrad podľa aktuálnych zákonných pravidiel.

Cestovné náhrady za použitie súkromného vozidla podnikateľa (SZČO)

Podnikateľ, ktorý vlastní súkromné vozidlo a používa ho na podnikateľské účely, si môže v rámci daňových výdavkov uplatniť cestovné náhrady. Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla zohľadňuje výdavky spojené s pohonnými látkami aj náhrady za najazdené kilometre. Tieto náhrady sú vhodné najmä pre podnikateľov, ktorí už auto vlastnia a nepotrebujú ho zaradiť do obchodného majetku.

Ak SZČO používa svoje vozidlo na pracovné cesty, môže si do daňových výdavkov zahrnúť náhrady za spotrebované pohonné látky a základnú náhradu za každý kilometer jazdy. Tieto výdavky sa uplatňujú na základe dokladov o kúpe pohonných látok a počtu najazdených kilometrov, ktoré možno jednoducho zadať do kalkulačky na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla.

Cestovné náhrady za použitie súkromného vozidla zamestnanca

V prípade zamestnanca, ktorý použije na pracovnú cestu svoje súkromné vozidlo, mu rovnako prináležia cestovné náhrady. Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla zohľadňuje nielen základnú náhradu za prejdené kilometre, no aj spotrebované pohonné látky. Zamestnanec môže používať svoje vozidlo alebo vozidlo požičané od inej osoby, pričom nárok na náhrady sa odvíja od počtu najazdených kilometrov a ceny pohonných látok, ktoré si môže presne vypočítať pomocou kalkulačky.

Cestovné náhrady pre konateľov a spoločníkov s.r.o.

Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla je rovnako užitočná aj pre konateľov a spoločníkov spoločností s ručením obmedzeným, ktorí môžu byť považovaní za zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách. Títo môžu tiež uplatňovať cestovné náhrady za použitie svojho súkromného vozidla na pracovné účely.

Základná náhrada za prejdené kilometre

Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla umožňuje presný výpočet základnej náhrady za každý prejdený kilometer. Výška náhrady závisí od typu vozidla a aktuálnych legislatívnych sadzieb, ktoré sa pravidelne menia.

Od 1. mája 2024 platí základná náhrada 0,075 € za kilometer pre jednostopové vozidlá a 0,265 € za kilometer pre osobné motorové vozidlá.

Náhrada za spotrebované pohonné látky

Pri výpočte cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla kalkulačka zohľadňuje aj spotrebu pohonných látok na základe dokladov o kúpe alebo podľa cien zistených Štatistickým úradom SR. Spotreba pohonných látok sa vypočítava podľa údajov v technickom preukaze vozidla.

Do kalkulačky na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla sa zadáva druh vozidla, počet najazdených kilometrov a spotreba pohonných látok. Cena pohonnej látky sa uvádza na základe dokladu o kúpe alebo podľa štatistických údajov, ak doklad nemá človek k dispozícii. Výpočet je jednoduchý a umožní presne určiť výšku cestovných náhrad, ktoré si možno uplatniť v rámci svojho podnikania alebo pracovnej cesty.

Daň z motorových vozidiel

Ak niekto používa súkromné vozidlo na pracovné cesty, stáva sa predmetom dane z motorových vozidiel. Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla nezohľadňuje povinnosť platenia tejto dane, preto netreba zabúdať podať daňové priznanie a zaplatiť daň do konca januára nasledujúceho roka za predchádzajúci rok.

Cestovný príkaz online – digitálna správa pracovných ciest

Cestovný príkaz online predstavuje moderný spôsob riadenia a správy pracovných ciest prostredníctvom digitálnych nástrojov. Tento prístup umožňuje nielen efektívnejšie spravovať všetky potrebné údaje, no aj zjednodušuje celý proces prípravy a vyúčtovania pracovných ciest.

Čo je cestovný príkaz online

Cestovný príkaz je doklad, ktorý dokumentuje pracovnú cestu zamestnanca. Online verzia cestovného príkazu poskytuje zamestnancom a zamestnávateľom možnosť vypĺňať, schvaľovať a uchovávať tieto dokumenty digitálne. To znižuje administratívnu záťaž a minimalizuje riziko chýb pri vypĺňaní alebo uchovávaní údajov. Používanie cestovného príkazu online znamená, že všetky údaje o pracovnej ceste sú jednoducho prístupné a môžu byť okamžite aktualizované podľa potreby.

Ako vyplniť cestovný príkaz online

Vypĺňanie cestovného príkazu online je intuitívne a rýchle. Pred začiatkom pracovnej cesty zamestnanec vyplní potrebné údaje do digitálneho formulára, ktorý obsahuje všetky náležitosti ako napríklad osobné údaje, cieľ cesty, čas odchodu a návratu, dôvod cesty a použité dopravné prostriedky. Po vyplnení cestovného príkazu online zamestnanec môže svoj súhlas s cestou vyjadriť elektronickým podpisom. Schválenie nadriadeným prebieha rovnakým spôsobom, čím sa celý proces urýchľuje a zjednodušuje.

Výhody používania cestovného príkazu online

Používanie cestovného príkazu online prináša mnoho výhod, ako sú napríklad:

• Jednoduchosť a dostupnosť: Zamestnanci môžu cestovný príkaz vyplniť kdekoľvek a kedykoľvek, čo zvyšuje flexibilitu a efektivitu plánovania pracovných ciest.
• Automatizácia procesov: Softvérové nástroje na správu cestovných príkazov často zahŕňajú automatické výpočty stravného a iných náhrad, čím sa znižuje možnosť chýb.
• Aktualizácia údajov: Online systémy často automaticky aktualizujú aktuálne sadzby stravného a iných náhrad, čo znamená, že zamestnanci majú vždy prístup k najnovším informáciám.
• Digitálne úložisko: Všetky údaje sú bezpečne uložené online, čo uľahčuje ich neskoršie vyhľadávanie a archiváciu.

Cestovný príkaz online je nástroj, ktorý výrazne zjednodušuje správu pracovných ciest. Jeho používanie šetrí čas, znižuje administratívne náklady a zvyšuje efektivitu celého procesu. Digitálna správa cestovných príkazov je moderným riešením, ktoré umožňuje firmám lepšie spravovať pracovné cesty svojich zamestnancov a minimalizovať riziká spojené s chybami alebo stratou dôležitých dokumentov.