Virtuálna pokladnica – čo to je, výhody, nevýhody

Virtuálna registračná pokladnica je moderný spôsob, ako podnikatelia môžu zaznamenávať a evidovať transakcie v digitálnej forme. Čo všetko sa skrýva pod týmto pojmom a aké sú výhody a nevýhody virtuálnej registračnej pokladnice?

Virtuálna registračná pokladnica, často označovaná ako VRP, je softvérový nástroj, ktorý slúži na evidenciu finančných transakcií v podnikoch. Je to moderná verzia tradičných fyzických registračných pokladníc. Virtuálna registračná pokladnica je navrhnutá tak, aby spĺňala požiadavky na správu tržieb a zaznamenávanie transakcií v digitálnej podobe.

Výhody virtuálnej registračnej pokladnice

Používanie virtuálnej registračnej pokladnice prináša niekoľko výhod pre podnikateľov:

1. Rýchlosť a presnosť: Virtuálna registračná pokladnica umožňuje rýchle a presné spracovanie transakcií. Automaticky vypočíta sumu na zaplatenie a generuje účtenku.
2. Evidencia tržieb: VRP ukladá všetky údaje o transakciách na zabezpečených serveroch, čo uľahčuje dodržiavanie predpisov týkajúcich sa evidencie tržieb.
3. Minimálny vplyv na životné prostredie: Vzhľadom na to, že virtuálna registračná pokladnica nepotrebuje papierové účtenky, prispieva k zníženiu spotreby papiera a iných zdrojov.
4. Časová efektívnosť: Výrazne zjednodušuje prácu súvisiacu s účtovaním a môže zlepšiť celkovú produktivitu podniku.

Virtuálne registračné pokladnice sú často aktualizované, aby zohľadňovali zmeny v legislatíve a zabezpečovali dodržiavanie nových predpisov. Často poskytuje analytické nástroje, ktoré umožňujú podnikateľom sledovať predaj a iné kľúčové údaje.

Ako funguje virtuálna registračná pokladnica

Zvyčajne sa používa v spojení s počítačom, tabletom alebo smartfónom. Ovláda sa pomocou špeciálneho softvéru alebo mobilnej aplikácie. Pri každej transakcii sa vytvorí elektronická účtenka, ktorá obsahuje všetky dôležité informácie o nákupe. Zákazník si ju môže zaslať na e-mail, či už platí v hotovosti alebo platobnou kartou.

Tieto údaje sa následne ukladajú na zabezpečených serveroch, čím sa zabezpečuje ich dlhodobá dostupnosť a zamedzuje sa neoprávneným zásahom. Okrem toho je výhodou, že virtuálna pokladňa automaticky generuje denný uzávierkový report, ktorý podnikatelia môžu použiť na kontrolu svojich tržieb a iných finančných ukazovateľov.

Virtuálna registračná pokladnica je dôležitým nástrojom na dodržiavanie daňových predpisov. Týka sa to najmä podnikateľov, ktorí sú povinní evidovať tržby a zasielať správy o nich daňovým úradom. S virtuálnou registračnou pokladnicou je tento proces značne zjednodušený a zabezpečený, čo podnikateľom uľahčuje plnenie svojich zákonných povinností.

Virtuálna registračná pokladnica na Slovensku

Na Slovensku fungujú virtuálne pokladnice už niekoľko rokov. Aktuálne je pre slovenský trh aktuálna VRP 2, ktorú uviedli na trh v roku 2022. V tomto roku nadobudol platnosť nový zákon, podľa ktorého sa má obmedziť používanie jedno a dvojcentových mincí. Tejto zmene sa VRP 2 prispôsobil a disponuje touto funkcionalitou.

Systém obsahuje:

• podporu tlače na termotlačiarňach
• skenovanie EAN kódov
• prihlasovanie biometriou
• obsahuje aj tzv. dlaždice najpoužívanejších tovarov a služieb

VRP 2 je aplikácia, ktorá funguje na operačnom systéme Android 5 a vyššie a cez podporované prehliadače. Od marca 2023 je aplikácia dostupná dokonca aj pre systémy IOS. Starostlivosť o softvér a všetko s ním spojené zastrešuje Finančná správa SR. Na ich stránkach človek nájde návod na používanie aj všetky aktuality, ktoré sa pokladnice týkajú.

Viac o pokladnici

Virtuálnu registračnú pokladnicu si môžu podnikatelia stiahnuť do mobilného telefónu prostredníctvom Google Play. Jej stiahnutie je úplne bezplatné. Ak niekto prechádzal do VRP 2 zo staršieho systému, všetky doterajšie údaje o tovare a službách, má dostupné v novom systéme. Rovnako to platí aj pre všetky nastavenia.

Všetky potrebné otázky s používaním systému, ale aj s jeho technickými problémami, zodpovedá finančná správa. Môže ísť napríklad o chybné zobrazovanie tovarov a služieb, zlá kompatibilita s tlačiarňou či iné mnohé poruchy, ktoré sprevádzajú digitalizované služby.

Povinnosť využívať virtuálnu registračnú pokladnicu stanovuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice, ktorý je neskôr často upravovaný. Tento zákon dopĺňa a mení zákon SNR č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov.

Týmto právnym predpisom sa zaviedol tzv. eKASA systém, ktorý zabezpečuje online spojenie všetkých registračných pokladníc so systémom Finančnej správy cez internet. Od 1. júla 2019 sú podnikatelia povinní používať len také registračné pokladnice, ktoré sú kompatibilné s eKASA systémom. Virtuálna registračná pokladnica je jednou z možností eKasy.

Prihlásenie do pokladnice VRP 2

Pri zapnutí aplikácie VRP 2 vlastník pokladnice obrazovke zadá prihlasovacie meno (login) a
heslo a klikne na tlačidlo Prihlásiť. Systém ho autorizuje na prácu s aplikáciou.

Ak podnikateľ stratil alebo zabudol prihlasovacie údaje do virtuálnej pokladnice, musí finančnú správu požiadať o pridelenie nového kódu pokladnice cez formulár „Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient“. Daňové subjekty podávajú žiadosť elektronicky cez portál finančnej správy.

Po spracovaní žiadosti dostane podnikateľ prihlasovacie údaje, ktoré mu zašlú v obálke do vlastných rúk približne do 10 pracovných dní. Potom sa do systému pomocou nich musí prihlásiť:

• najprv treba na prihlasovacej obrazovke zadať prihlasovacie meno a heslo, ktoré mu boli doručené a prihlási sa
• systém si najprv vyžiada zmenu hesla, pričom treba zadať PIN kód (ten, ktorý zadával v žiadosti o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient), pôvodné heslo (heslo z obálky) a dvakrát nové heslo, ktoré si podnikateľ zvolí sám
• tieto údaje uloží, po čom prebehne zmena hesla

Systém užívateľa autorizuje na prácu s aplikáciou VRP 2. Na ďalšie využívanie registračnej pokladnice poskytuje finančná správa tzv. používateľskú príručku, ktorá ho prevedie všetkými potrebnými krokmi.

Nevýhody virtuálnej pokladnice

Hoci virtuálna pokladňa prináša mnoho výhod, existujú aj niektoré nevýhody, ktorých by si mali byť podnikatelia a prevádzkovatelia obchodov vedomí, keď uvažujú o jej používaní:

1. Závislosť od technológie: VRP vyžaduje prístup k spojeniu s internetom a kompatibilným zariadeniam (počítač, tablet, smartfón). Ak je prerušené pripojenie k internetu alebo dôjde k poruche zariadenia, môže to viesť k jej nedostupnosti.
2. Bezpečnostné riziká: Elektronické údaje v registračnej pokladnici musia byť dôkladne zabezpečené pred neoprávneným prístupom a únikom dát. Ak dôjde k bezpečnostnému porušeniu, môže to viesť k stratám dôverných informácií a finančným problémom.
3. Zložitejšia obsluha: Používanie VRP môže byť pre niektorých ľudí zložitejšie než tradičné fyzické registračné pokladnice. Je potrebné naučiť sa obsluhovať softvér a zariadenia, čo môže vyžadovať čas a školenie.
4. Aktualizácie a údržba: VRP vyžadujú pravidelné aktualizácie softvéru, aby sa zabezpečila zhoda so zmenami v legislatíve a v daňových predpisoch. Údržba a správa softvéru sú nevyhnutné, aby sa zabránilo problémom a chybám v systéme.
5. Možné poruchy softvéru: Ako pri každom softvérovom riešení, aj tu existuje riziko softvérových porúch a problémov. Ak systémová chyba alebo porucha softvéru nastane počas prevádzky, môže to viesť k prerušeniu obchodných operácií a nespokojnosti zákazníkov.
6. Právne a daňové zmeny: Daňové predpisy a legislatíva sa môžu meniť. To si vyžaduje aktualizácie a úpravy v systéme VRP. Tieto zmeny môžu byť zložité stále sledovať a implementovať.

Napriek týmto nevýhodám je dôležité poznamenať, že väčšina z nich sa dá riadiť a zmierniť správnym prístupom a správnou voľbou VRP riešenia. Pre väčšinu podnikov môžu výhody virtuálnej registračnej pokladnice prevážiť nevýhody, najmä pokiaľ ide o efektivitu a dodržiavanie predpisov.

Pre koho je virtuálna pokladňa vhodná

Virtuálna pokladňa môže byť vhodnou voľbou pre malých podnikateľov a živnostníkov, najmä pre tých, ktorí len rozbiehajú svoje podnikanie. Jej jednou z hlavných výhod je nízka nákladová efektívnosť na spustenie a prevádzku.

Aplikácia je bezplatná a môže byť používaná na zariadeniach, ktoré väčšina ľudí už vlastní. To zahŕňa počítač, tablet alebo mobilné zariadenie, ku ktorým je potrebné pripojiť tlačiareň na pokladničné doklady.

Táto vlastnosť robí virtuálnu pokladnicu prístupnou pre tých, ktorí nemajú veľký rozpočet na začiatok svojho podnikania. Pri výbere VRP je dôležité zvážiť, či vyhovuje konkrétnym potrebám podnikateľa.

Pre tých, ktorí potrebujú jednoduchý spôsob na evidenciu transakcií a vystavenie elektronických účteniek, môže byť VRP ideálnym riešením. Avšak ak má podnikateľ väčšie objemy predaja a potrebuje ďalšie funkcie a možnosti, je potrebné zvážiť aj iné, často komplexnejšie riešenia.

Je tiež dôležité zdôrazniť, že neexistuje jedno univerzálne riešenie pre všetkých, a výber VRP by mal byť individuálnou voľbou, ktorá zohľadňuje špecifické potreby a prostriedky každého podnikateľa.